Les secrets d’une organisation réussie
Rédigé par Robin Noiret
Que tu sois lycéen, étudiant ou déjà professionnel, l’organisation est un élément clé de ton quotidien. Tu as sûrement déjà vu passer ces soi-disant méthodes qui devraient révolutionner ta vie. Celles que tu auras mises 2 heures à mettre en place et que tu abandonneras au bout de 3 jours. Il n’existe pas de méthode unique qui convienne à tout le monde. Je te propose de passer en revue quelques méthodes que je trouve assez intéressantes à étudier. Puis, dans un second temps, une présentation de ma méthode ainsi que de toutes les étapes suivies pour arriver à ce qu’elle est aujourd’hui.
Il n’existe pas de liste finie de méthodes. Cependant, il en existe une multitude facilement trouvable et facile à mettre en place. L’important n’est pourtant pas de l’appliquer, mais bien de se fabriquer sa méthode. J’ai déjà fait une petite sélection que tu verras plus bas, mais rien ne t’empêche de compléter avec tes propres recherches. Une méthode ne doit pas être une réflexion de plus durant ta journée ; c’est une routine qui se lance indépendamment et sans y penser.
La méthode Getting Things Dones
La méthode Getting Things Done, également appelée GTD a pour but de se libérer l’esprit. Elle fonctionne de la manière suivante.
Figure 1 - Algorithme GTD
Cette méthode se présente comme un algorithme de tri, ou du moins de gestion des tâches. L’Inbox représente la porte d’entrée de l’algorithme. Puis, on soumet son contenu à un premier test «Actionnable ?». Le but est de libérer la place aux tâches réalisables. Tout ce qui est hypothétique ou fantaisiste va dans la catégorie que j’appelle «Un jour peut-être». On revient maintenant aux tâches restantes à savoir les tâches exécutables. Gardant en tête que ces méthodes ont pour but d’optimiser ton travail, tout ce qui peut être fait en moins de 5min doit être fait immédiatement. Pourquoi attendre ? Tout ce qui ne répond pas à ce critère sera planifié, soit dans une liste “Projet”, si la tâche fait partie d’un ensemble de tâches liées à un projet, dans le cas où il ne s’agit pas de le classer dans les tâches à faire.
La méthode PARA
Pour poursuivre, la méthode PARA n’a pas pour but de se libérer l’esprit mais de
s’organiser. Elle se sépare en 4 catégories :
- PROJECT : Tâches associées à un objectif.
- AREA OF RESPONSABILITY : Espace dédié à l’administration (carte d’identité, CV, contrat, …).
- RESSOURCES : Informations liées à ses centres d’intérêt.
- ARCHIVES : Tout ce qui n’est plus actif dans les 3 dossiers au-dessus, on le sauvegarde ici.
Tu peux voir cette méthode comme 4 boîtes avec différentes informations, un peu
comme le schéma suivant : Schéma des 4 fichiers
Figure 2 - Méthode PARA
Cette année, dans le cadre de ma première année de Cycle Préparatoire Intégré au sein du CESI Lyon, j’ai eu la chance d’apprendre un grand nombre de notions liées à l’industrie et son optimisation. Plus généralement, j’ai pu apprendre ce qu’est le LEAN. Pour que tu comprennes ,le LEAN regroupe des méthodes de gestion de la production visant à améliorer la performance en matière de productivité, de qualité, de délais et de coûts grâce à l’amélioration continue. Il existe un certain nombre de concepts que j’ai appliqués à mon organisation. Je te propose donc d’introduire un des outils centraux du LEAN. Étant un domaine plus que complexe je te laisserai le soin de te plonger plus en profondeur si tu le souhaites.
La méthode des 5S
Je te propose la méthode des 5S. Tu peux l’appliquer à ton cadre de travail, tes
fichiers sur son PC,… Elle se découpe en 5 points :
- SEIRI : Trier & débarrasser
La première étape consiste à supprimer tous les objets/fichiers qui se trouvent au sein de ton espace de travail et dont tu n’as aucune utilité. On a tous tendance à accumuler un certain nombre d’objets ou de fichiers inutiles, moi y compris. Pas besoin d’être minimaliste, le but de ce point est de garder uniquement ce qui est vraiment utile, libre à toi d’archiver ce qui n’est plus utile dans un dossier «archives» comme dans la méthode PARA.
- SEITON : Ranger
Toute personne occupant un poste de travail ou travaillant sur un PC a pour objectif de gagner du temps dans l’accomplissement de ses tâches grâce à un rangement optimal. «Mais où est ce fichier ?». Ton espace de travail qu’il soit physique ou numérique est un peu comme ta chambre, tu veux savoir où trouver n’importe quel objet rapidement.
- SEISO : Nettoyer et tenir propre
Ton espace de travail est désormais débarrassé des choses inutiles et les éléments sont correctement rangés. Il est nécessaire de l’entretenir pour s’y sentir bien.
- SEIKETSU : Maintenir en ordre
Reste plus qu’à garder tout ça en ordre.
- SHITSUKE : Instaurer la rigueur
Ce point incite à créer une habitude autour des points précédents. Dans un cas d’espace de travail numérique, la routine peut être de ranger les fichiers une fois par mois.
Ma méthode PARA
Personnellement j’ai toujours eu besoin que les choses soient carrées. Déjà, à 5 ans, j’alignais mes voitures avec les lames de mon parquet ! Ma méthode devrait donc rester dans cet esprit. Parmi les méthodes présentées plus haut, j’ai adapté la méthode PARA pour mieux répondre à mes besoins en matière d’organisation au sein de mes fichiers.
Figure 3 - Mon adaptation de la méthode PARA
Tout d’abord, j’ai décidé de supprimer la catégorie Archives, car ayant un NAS (c’est un appareil de stockage qui peut se connecter à votre réseau privé ou professionnel), je n’avais pas la nécessité de stocker mes archives directement sur mon PC. Ensuite, j’ai organisé mes dossiers dans les 4 catégories restantes selon mes besoins spécifiques : Inbox, Administratif, Ressources et Projets. Schéma de mon système de gestion des fichiers.
Dans la catégorie Administratif, je range tous les fichiers liés à mes études, mes informations personnelles, mes factures, etc… La catégorie Ressources contient toutes mes bibliothèques de programmation Python, Arduino, ainsi que toutes mes réalisations et traces de recherches dans le cadre de mes études. Enfin, la catégorie Projets contient tous mes projets personnels et professionnels en cours.
En utilisant cette méthode, je trouve facilement tous mes fichiers en quelques secondes et je peux me concentrer sur la tâche en cours sans avoir à chercher longtemps pour trouver le fichier approprié. De plus, j’utilise une Trello associé à la méthode de Kanban pour gérer mes différentes tâches et objectifs, ce qui me permet de visualiser facilement l’état d’avancement de chaque tâche et de planifier mes actions en conséquence. En fin de compte, cette méthode m’a permis de mieux gérer mon temps et d’être plus productif dans mes études et mes projets. Mais elle reste cependant en constante évolution en fonction de nouvelles connaissances et de mes besoins.
Conclusion
Il existe de nombreuses méthodes avec chacune ses avantages, ses limites et leur efficacité peut varier selon tes besoins. Je te recommande de trouver celles qui te conviennent le mieux et de les adapter au mieux à ta personnalité. Si tu souhaites découvrir un plus grand nombre de méthode je te laisse aller voir mon ebook. J’espère que ce premier article t’as plu, hésite pas à me donner ton retours.
Pour aller plus loin
Mon e-book : https://robinnoiret.fr/produit/e-book-les-secrets-de-lorganisation/
Organisation du travail : https://blog-gestion-de-projet.com/organiser-son-travail/
Méthode GTD : https://scienceetonnante.com/2022/07/25/getting-things-done-gtd/
Un article très intéressant avec des illustrations qui permettent de mieux comprendre. Je vous conseille de lire le e-book pour aller plus loin. Bravo pour ce tout premier article !